Koppelingen en automatisering

Minder overtypen. Meer zicht op uw gegevensoverdracht.

Een koppeling moet niet alleen gegevens verplaatsen. U wilt ook weten wat is verwerkt, welke informatie ontbreekt en wat er gebeurt wanneer een systeem tijdelijk niet bereikbaar is.

Waar het misgaat, en wat er dan verandert

  • Dubbel overnemen

    Gegevens worden in het ene systeem ingevuld en daarna opnieuw overgetypt in het andere. Een koppeling neemt dat over en voorkomt dat hetzelfde record twee keer wordt verwerkt.

  • Ontbrekende gegevens

    Records komen onvolledig aan en dat blijkt pas later. De koppeling controleert verplichte velden voordat iets wordt doorgezet en houdt onvolledige records apart.

  • Onzekere ontvangst

    Een systeem geeft geen antwoord en niemand weet of het bericht is aangekomen. De koppeling kijkt eerst in het doelsysteem na wat er is gebeurd, voordat ze opnieuw verstuurt.

  • Uitzonderingen die niemand ziet

    Mislukte records verdwijnen in een logbestand. Een overzicht laat zien wat niet is verwerkt, zodat een medewerker het kan beoordelen en opnieuw aanbieden.

Eerst kijken wat er al is

Maat Software onderzoekt het proces tussen uw bestaande applicaties en de bedrijfssoftware die u al gebruikt. Waar een bestaande koppeling of standaardfunctie voldoende is, heeft die de voorkeur. Gericht maatwerk komt in beeld wanneer de standaardoplossing uw proces onvoldoende ondersteunt.

Wat een opdracht kan opleveren

  • Een gecontroleerde gegevensstroom voor een afgesproken proces.
  • Validatie van noodzakelijke velden voordat gegevens worden doorgezet.
  • Duidelijke foutmeldingen en een overzicht van wat niet is verwerkt.
  • Een procedure om uitzonderingen te beoordelen en opnieuw aan te bieden.
  • Tests en documentatie voor de mensen die ermee moeten werken.

Systemen en standaarden waarmee Maat Software heeft gewerkt

Deze ervaring komt uit eigen applicaties voor het notariaat, de advocatuur, de zorg, de uitwisseling van personeel en de installatie van laadpalen. Het werkwoord zegt hoe ver het gaat. Gekoppeld met is in gebruik. Gebouwd voor of ervaring met betekent gebouwd en getest, maar nog niet in de praktijk beproefd. Aanmaken of inlezen volgens gaat over bestanden die de standaard volgen.

Boekhouding en facturen

  • Koppeling gebouwd voor Exact Online
  • E-facturen aanmaken volgens UBL en Peppol BIS 3.0
  • Koppeling gebouwd voor verzending via een Peppol Access Point
  • Koppeling gebouwd voor aanleveren via Digipoort
  • Koppeling gebouwd voor conceptfacturen in Moneybird

Betalen en bank

  • Gekoppeld met Mollie, inclusief automatische betaalmeldingen
  • Koppeling gebouwd voor Mollie Connect
  • Bankafschriften inlezen volgens CAMT.053 en MT940
  • SEPA-betaal- en incassobestanden aanmaken
  • Koppeling gebouwd voor bankgegevens via PSD2

Microsoft 365

  • Koppelingen gebouwd voor mail, agenda, OneDrive, SharePoint en Teams via Microsoft Graph
  • Ervaring met aanmelden via Entra ID
  • Ervaring met een Outlook-invoegtoepassing

Ondertekenen en vastleggen

  • Koppelingen gebouwd voor DocuSign en BoldSign
  • Gekoppeld met diensten voor gekwalificeerde tijdstempels (RFC 3161)

Registers en openbare bronnen

  • Gekoppeld met het KvK Handelsregister, inclusief UBO-gegevens
  • Gekoppeld met sanctie- en PEP-screening via OpenSanctions
  • Werkt met Rechtspraak open data en wetten.overheid.nl
  • Ervaring met aanmelden via iDIN

Zorg

  • Ervaring met zorggegevens volgens FHIR (BgZ en eOverdracht), gecontroleerd tegen de Nictiz-profielen
  • Ervaring met aanmelden via de UZI-pas
  • Berichten aanmaken en inlezen volgens iWmo en iJw 3.2
  • Declaraties aanmaken volgens Vektis AW319

Personeel en juridische administratie

  • Koppeling gebouwd voor de salarisadministratie Nmbrs
  • Ervaring met hypotheekberichten volgens ECH
  • Declaraties aanmaken volgens LEDES
  • Meldbestanden aanmaken volgens goAML

Energie en installatie

  • Koppeling gebouwd voor laadpalen via OCPP 1.6-J

Gegevens en e-mail

  • Gegevens inlezen uit CSV- en Excelbestanden
  • Exports aanmaken met een controlehash per bestand
  • Agenda's aanmaken volgens iCalendar
  • Gekoppeld met mailservers, met DKIM-ondertekening en controle op SPF en DKIM

Wat Maat Software in zulke koppelingen inbouwt

  • Komt er geen antwoord, dan kijkt de koppeling eerst in het doelsysteem na of een bericht toch is aangekomen. Wat onzeker blijft, komt apart te staan voor een medewerker.
  • De koppeling herkent een bericht dat nog een keer binnenkomt en verwerkt het niet dubbel.
  • Berichten die blijven mislukken, zet de koppeling apart in plaats van ze eindeloos opnieuw te versturen.

Voorbeeld van een proces

Fictief voorbeeld

  1. Maatwerkapplicatie Een opdracht wordt goedgekeurd.
  2. Controle Verplichte velden worden gecontroleerd. Onvolledige records blijven zichtbaar staan voor beoordeling.
  3. Administratie Volledige opdrachten worden als concept aangeboden.
  4. Bij twijfel Is de ontvangst onzeker, dan wordt eerst gecontroleerd wat in het doelsysteem is gebeurd, voordat er opnieuw wordt verstuurd.
Dit is een illustratie van een mogelijke opdracht, geen beschrijving van een bestaande klantcase en geen garantie dat ieder pakket op dezelfde manier kan worden gekoppeld.

Klik zelf door een fictief voorbeeld van een gecontroleerde koppeling, of reken met uw eigen aannames in het rekenvoorbeeld uit wat automatiseren kan opleveren.

Wat eerst duidelijk moet zijn

  • Toegang tot de betrokken systemen.
  • Beschikbare API's of exportmogelijkheden.
  • Rechten op de gegevens die worden uitgewisseld.
  • Een testomgeving of veilige testgegevens.
  • Iemand die de uitkomsten inhoudelijk kan beoordelen.

Wat een eigen afspraak vraagt

Grote gegevensmigraties en complexe synchronisatie in twee richtingen passen niet in een kleine, afgebakende opdracht. Die krijgen een eigen scope, planning en testaanpak.

Veelgestelde vragen

Is een standaardkoppeling niet genoeg?

Soms wel. Dat is dan ook de eerste vraag in het onderzoek. Maatwerk is alleen zinvol als het uw proces aantoonbaar beter ondersteunt dan wat al beschikbaar is.

Kan iedere applicatie gekoppeld worden?

Niet altijd. Dat hangt af van wat de systemen toestaan: welke API's en exports er zijn, en welke licenties en rechten. Maat Software onderzoekt dat vooraf, zodat u niet halverwege een opdracht ontdekt dat het niet kan.

Wat gebeurt er als een systeem tijdelijk niet bereikbaar is?

Dat hoort bij het ontwerp van de koppeling: wat wordt opnieuw geprobeerd, wat wordt zichtbaar gemaakt voor beoordeling en wie krijgt een melding. Maat Software legt die afspraken vast en test ze.

Bespreek welke systemen u wilt koppelen

Noem de betrokken applicaties en waar het werk nu vastloopt. Een volledige specificatie is niet nodig.

Bespreek uw koppeling Bespreek uw klantproject